Ein modernes Open Space Bürokonzept hat völlig neue Qualitäten vorzuweisen. Große Firmen wie Google und Microsoft machen es vor, aber auch Firmen in näherer Umgebung, wie zum Beispiel der ORF in Wien setzen auf die Vorteile dieses Konzepts.
Was ist per Definition ein Open Space Büro und welche Vorteile bringt es?
Ein Open Space Büro, auch Multi Space Büro genannt, ist ein offenes Bürokonzept ohne feste Wände. Mitarbeiter sitzen in einem Raum zusammen, ohne voneinander abgeschirmt zu sein. Neben dem offenen Dialog und dem einfachen Informationsfluss, wird vor allem das Miteinander und der Teamgeist gefördert. Agiles Arbeiten wird in diesem Konzept als großes Potential erkannt und genutzt. Durch die kurzen Kommunikationswege lassen sich Probleme schnell lösen und Entscheidungen auf knappem Wege treffen. Das Open Space Büro fördert den offenen Austausch zwischen den Mitarbeitern, den Teams und den Abteilungen. Die informelle Kommunikation unterstützt den kreativen Prozess der Ideenfindung und lässt die neuen Mitarbeiter schneller und effizienter in die Struktur des Unternehmens einbinden. Das Kennenlernen der betriebsinternen Prozesse fällt somit viel leichter.
Planung des Open Space Konzepts angepasst an unser Denken
In unserem neuen Firmengebäude wollen wir diese Vorteile für das effiziente Arbeiten und unsere Arbeitsabläufe nutzen. Voraussetzung hierfür ist allerdings eine gut strukturierte Planung, in der wir, angepasst an unsere Denkweisen, folgende Punkt berücksichtigen:
- Eine sinnvolle Raumaufteilung und Rückzugsmöglichkeiten
Um das Potenzial des offenen Konzepts auszuschöpfen, braucht es eine gut durchdachte Raumaufteilung. Schließlich haben die verschiedenen Arbeitssituationen auch unterschiedliche Bedürfnisse und Ansprüche an die Büroräume. Möchte sich ein Mitarbeiter für konzentriertes Arbeiten zurückziehen oder ein Team ein Meeting abhalten, stellt sich die Frage: Wo im Büro ist der ideale Ort dafür, um diesen Aufgaben gerecht zu werden? Aus diesem Grund gibt es im neuen Gebäude in jedem Stockwerk sogenannte „Ideenschmieden“. In diesen „Ideenschmieden“, die ein Einzelbüro darstellen, ist ein ruhiges, konzentriertes Arbeiten jederzeit möglich. Großräumige Besprechungsräume stehen für Meetings aller Art zur Verfügung. Auch Pausen- und Begegnungszonen wurden für ein bestmögliches Arbeitsklima mit eingeplant.
- Eine sinnvolle Streckenführung
Es ist wichtig, dass Mitarbeiter nicht unnötig weit laufen müssen oder durch einen Sitzplatz nahe einem Durchgang von der Arbeit abgelenkt werden. Häufig genutzte Gemeinschaftsräume, wie beispielsweise die Teeküche sind deshalb auf der gegenüberliegenden Seite der Arbeitsplätze eingerichtet. So wird vermieden, dass die Tischgruppe, die am nächsten zu den Gemeinschaftsräumen steht, ständig vom „Durchgangsverkehr“ gestört wird.
Die verschiedenen Abteilungen und Teams werden in einem Abschnitt zusammengefasst, sodass die Kommunikationswege möglichst kurzgehalten werden. Die Verkehrswege für die Mitarbeiter sind dabei klar und gezielt. Des Weiteren müssen sie nicht quer durch den Raum laufen, um den Kollegen die bestmögliche Konzentration zu ermöglichen.
- Eine gute Lärm- und Schalldämpfung
Natürlich – vor der Akustik beziehungsweise den entsprechenden Störgeräuschen fürchten sich die meisten, wenn es um die Zusammenführung von Büroflächen geht. Allerdings ist auch in kleineren Büros mit zwei bis drei Mitarbeitern eine konstante Geräuschkulisse vorhanden, jedoch ist die Akzeptanz der „gewohnten Geräusche” eher gegeben. Die Geräusche, die in einer offenen Fläche entstehen, sind da natürlich wesentlich vielfältiger und vor allem weniger zu kontrollieren. Gleiches gilt für andere Störfaktoren, die aus Bewegung und der simplen Eigenarten der unterschiedlichen Personen erwachsen. Störfaktoren aus verschiedenen Geräuschquellen lassen sich leider nicht komplett vermeiden, aber die Geräuschbelastung kann deutlich reduziert werden.
Die Auslegung der Arbeitsräume mit Teppichböden, sowie Deckensegel im kompletten Gebäude dämmen den Schall und sorgen für eine gedämpfte Aufnahme der Geräusche. Speziell hergestellte Trennwände in den Arbeitsbereichen wirken einerseits als Sichtschutz für den Mitarbeiter, andererseits haben sie selbigen Effekt wie Teppich und Deckensegel. Eine Besonderheit stellen zu dem die Teamleiterbüros dar. Für unsere Planung erwies sich diese Form der Büroaufteilung in mehreren Aspekten als vorteilhaft. Teamleiter erreichen immer wieder viele Fragen, Absprachen müssen getroffen werden, Abteilungen stimmen sich untereinander ab. Der größte Störfaktor in offenen Büros sind Gespräche, also der Sprachschall. Die Teamleiterbüros stellen sicher, dass alle diese Gespräche in einem geschlossenen Raum stattfinden können und das Arbeitsgeschehen durch den entstehenden Sprachschall nicht gestört wird. Diese Büros dienen gleichzeitig auch als Abtrennung zwischen den verschiedenen Abteilungen, bringen somit Struktur in das Geschehen. Die Wände der Teamleiterräume puffern nochmals Lärm ab und dienen als Schallschutzbarriere zwischen den verschiedenen Abteilungen.
- Licht als Wohlfühlfaktor
Gerade auf großen Büroflächen ist eine durchdachte Beleuchtungslösung ein wesentliches Mittel, um die Zonen visuell voneinander zu trennen. Die Beleuchtung im neuen Gebäude ist deshalb dimmbar und mit Präsenzmeldern ausgestattet. Die Mitarbeiter sollen sich zudem wohl und nicht durch die gemeinsamen, offen gestalteten Büroflächen eingeengt fühlen. Deshalb werden im neuen Gebäude raumhohe großflächige Fenster gewählt, die viel Tageslicht in die Büroräumlichkeiten bringen. Die Arbeitsplätze werden an den Fenstern angeordnet, um ein freundliches Arbeitsklima zu schaffen. Die größte Entfernung von einem Arbeitsplatz zu einem Fenster liegt bei lediglich fünf Metern.
Die Schnelligkeit und Effizienz der Prozesse hat nicht nur in Zeiten der Digitalisierung, sondern auch in unserem täglichen Firmengeschehen eine große Bedeutung. Deshalb streben auch wir am neuen Firmensitz danach, unsere Arbeitsabläufe weiter zu optimieren und wählen für die Innenaufteilung das neuwertige Open Space Konzept.